Wer schon einmal auf einer Fachmesse war, kennt das Problem: Hunderte neuer Kontakte, Dutzende Produkte, und der Druck, alle Leads schnell und individuell nachzufassen.

Die Realität bisher:

• Entweder ein generischer Massenversand, bei dem jeder die gleiche Nachricht bekommt, oder

• Wochenlange manuelle Arbeit im Vertriebsteam, um jeden Lead einzeln zu bearbeiten.

Doch mit KI-gestützter Automatisierung gibt es heute eine viel bessere Lösung: n8n.

Was ist n8n?

n8n (gesprochen: n-eight-n) ist ein Open-Source-Automatisierungstool, ähnlich wie Zapier oder Make – mit einem entscheidenden Unterschied:

• Es kann lokal gehostet werden, sogar auf einem kleinen Raspberry Pi

• Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten

• Es lässt sich nahtlos mit KI-Modellen und Vektordatenbanken kombinieren

Genau diese Flexibilität und KI-Integration machen n8n zu einem der spannendsten Automatisierungstools der letzten 12 Monate.

Praxisbeispiel: Messe-Nachbereitung automatisiert

Ein Kunde aus Europa kam von einer großen Messe zurück mit:

• über 20 Produkten

• Hunderten von Leads aus ganz Europa

• individuellen Notizen zu jedem Gespräch

Bisher hätte das bedeutet:

• Jeder Lead bekommt dieselbe Standard-Mail, oder

• Das Vertriebsteam schreibt tagelang individuelle Nachrichten

Wir haben stattdessen einen einzigen n8n-Workflow gebaut, der den kompletten Prozess automatisiert.

Schritt 1: Produkt-Wissensbasis aufbauen

• Alle Broschüren & PDFs wurden mit OCR ausgelesen

• Die Texte wanderten in eine Vektordatenbank (Supabase / Pinecone)

• Ergebnis: Die Produktinformationen konnten von der KI gezielt abgefragt werden

Schritt 2: Leads automatisch anreichern

• Alle Kontakte wurden direkt aus HubSpot importiert

• Aus der E-Mail-Adresse wurde die Domain extrahiert

• Die Unternehmenswebsites wurden gescannt, um „Über uns“-Texte und Alleinstellungsmerkmale (USPs) zu erfassen

Schritt 3: KI-gestützte Personalisierung

Mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) hat die KI kombiniert:

• Die Notizen vom Messegespräch

• Aussagen von der Website des Kunden

• Die passenden Produktinformationen aus den PDFs

So entstand für jeden Kontakt ein maßgeschneiderter E-Mail-Entwurf, der wie individuell geschrieben wirkte.

Schritt 4: Entwürfe prüfen & versenden

• Die E-Mail-Entwürfe wurden automatisch erstellt

• Das Vertriebsteam konnte sie prüfen, ggf. anpassen und dann direkt versenden

Das Ergebnis

✅ Jede E-Mail war hochgradig personalisiert und ging auf die Werte & Bedürfnisse des Kunden ein

✅ Der Prozess, der sonst Wochen gedauert hätte, war in einem Bruchteil der Zeit erledigt

✅ Das Team konnte sich auf Kundengespräche und Abschlüsse konzentrieren

✅ Alle Daten blieben sicher im Unternehmen dank Self-Hosting von n8n

Anstatt „Sehr geehrter Herr Müller, anbei unser Katalog…“ hieß es nun:

„Wir haben gesehen, dass Ihr Unternehmen Nachhaltigkeit als Schwerpunkt nennt – deshalb möchten wir Ihnen Produkt X vorstellen, das genau dazu passt.“

Warum das wichtig ist

Diese Lösung ersetzt keine Menschen – sie entlastet sie.

Dank n8n können Unternehmen Personalisierung in großem Maßstab umsetzen, ohne Authentizität zu verlieren.

Und das Beste: Als Open-Source-Lösung ist n8n zukunftssicher, flexibel und datensicher.

👉 Möchten Sie wissen, wie KI-gestützte Workflows mit n8n Ihre Vertriebs- oder Marketingprozesse transformieren können?

Kontaktieren Sie uns bei OT Consulting.